СТО, автоматизируя свои внутренние процессы, в качестве значимого бонуса получает полный объем автоматически сформированной отчетности – внутренне и внешней, в том числе финансовый документооборот для контрагентов. Подробнее следует описать именно внутреннюю отчетность, поскольку именно она оказывает влияние на скорость оформления отношений и заказов. Принцип работы автоматической отчетности – открытие окна со встроенными полями, многие их которых не должны заполняться вручную, в них вложены заранее подготовленные информационные каталоги, выбор нужного значения производится нажатием мышки.
Предложенное программой для управления СТО окно имеет несколько тематических блоков и включает полный обзор заказа. В первый блок вводится полная информация об автомобиле и его владельце, указывается услуга, реквизиты и пр. Второй блок перечисляет суммы, которые могут быть затрачены при выполнении работ с детализацией начисления. Третий отмечает объем топлива в баке и пробег – фиксирует текущее состояние автомобиля. В других разделах отмечают комплектность, способы оплаты, последующие рекомендации и пр. Это окно заполняется не в один раз, и из его содержания формируется целый ряд документов – и акт приема при сдаче авто в ремонт, и акт технического состояния при выдаче, и счет на оплату, и пр.
В электронном виде заполняют круговую карту-схему автомобиля, которую потом вставляют в соответствующие документы. Скачать для тестирования систему управления СТО можно тут. Для подготовки нужного формата достаточно в верхнем меню выбрать наименование документа, и система автоматически сформирует тот, что требуется, разместив информацию из окна заказа, которая должна быть согласно запросу. Например, в акте приема размещена электронная карта-схема автомобиля с отмеченными на ней повреждениями, отмечено, какие запасные части были предоставлены заказчиком, и пр.
Аналогичным образом формируется заказ-наряд, где представлены сведения об автомобиле и клиенте, запланированных работах, необходимых для ремонта запасных частях, указана стоимость. Если документ должен предназначаться мастерам, вместо заказ-наряда из меню выбирают лист заказа, где будет указано почти то же самое, но уже без цен.
Кроме внутренней отчетности, программа автоматизации готовит точно так же комплект финансовой отчетности, если клиент обращается от имени организации, используя именно те данные, которые были введены в систему. Для подготовки финансовых документов в окне заказа достаточно поставить галочку, и программа сделает это без лишних напоминаний.
Как только мастер выставит флажок готовности заказа, автоматическое sms-уведомление поступит на тот номер телефона, что был оставлен клиентом. Если СТО инспектирует качество выполненных работ, то в окне заказа также будет поставлена галочка о его выполнении. Таким образом, вся отчетность СТО сохранена в электронном виде, при необходимости может быть быстро распечатана.
Для оплаты услуг и расходных материалов система формирует счет на оплату, где будут подробно перечислены все работы и замененные запасные части. Стоимость работ может быть фиксированной, в этом случае она указана в прайс-листе, может быть неизвестна заранее, тогда она будет введена вручную, а может измеряться в нормо-часах. Если во время ремонта были использованы какие-то материалы, их стоимость указывают в специальной вкладке, откуда данные потом отобразятся в счете на оплату. Если стоимость материалов входит в стоимость услуги, то их не отражают в счете на оплату, так как они уже включены в цену услуги согласно прайс-листу.
Стоимость работ отделена от стоимости материалов, чтобы клиент мог видеть, за что и сколько он платит. Те запчасти, которые были им предоставлены, тоже включены в квитанцию, но без указания стоимости и, соответственно, без начисления к оплате.
В программе предусмотрен выбор способа оплаты – наличными или картой, поддерживается также оплата бонусами, если СТО пользуется программой лояльности для удержания клиентов и повышения их покупательской активности. Кроме бонусной накопительной системы программа поддерживает персональные прайс-листы и разовые скидки.
